Kontrola ZUS – jak się na nią przygotować?

Każdy płatnik powinien liczyć się z ewentualną kontrolą ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Odmowa jej przyjęcia prawnie traktowana jest jako utrudnianie kontroli, co może wiązać się z karą grzywny do 5 000 złotych. Warto zatem wiedzieć, jak przygotować się na ewentualne odwiedziny inspektora.

Dlaczego ZUS może przeprowadzić kontrolę?

Celem kontroli inspektora ZUS jest wykrycie ewentualnych nieprawidłowości popełnianych przez płatnika składek oraz – w przypadku wykrycia – podjęcie niezbędnych działań mających na celu ich usunięcie.

Wszelkie informacje dotyczące kontroli ZUS zawarte są w art. 86 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Na mocy ustawy ZUS ma prawo do skontrolowania różnego rodzaju obowiązków mających związek z ubezpieczeniami społecznymi. Państwowa jednostka organizacyjna najczęściej sprawdza kwestie związane ze zgłaszaniem do ubezpieczeń społecznych, prawidłowość obliczania, potrącania i opłacania wpłat, ustalanie uprawnień do świadczeń, dokonywanie rozliczeń czy terminowość i prawidłowość opracowywania wniosków o świadczenia rentowe i emerytalne.

Podczas wizyty ZUS może również skontrolować składniki majątku zainteresowanego płatnika, jeśli okaże się, że zalega on z opłatą należności z tytułu składek.

Przygotowanie do kontroli

Należy mieć świadomość tego, że nie warto utrudniać przeprowadzenia kontroli lub jej unikać. Płatnik może spodziewać się grzywny finansowej, natomiast zaplanowana kontrola tak czy inaczej musi zostać przeprowadzona. Przeciwwskazaniem nie jest nawet nieobecność płatnika. W takim przypadku inspektor może rozpocząć ją po pokazaniu niezbędnych dokumentów upoważnionej osobie.

W ramach przygotowań płatnik powinien zatem zadbać o swoją obecność i skompletować niezbędne dokumenty. Inspektor ZUS podczas kontroli ma prawo do zapoznania się ze wszelkimi księgami, dokumentami finansowo-księgowymi i osobowymi oraz innymi nośnikami informacji, które znajdują się w zakresie kontroli. Pracownik zakładu może chcieć również zobaczyć regulamin wynagrodzenia lub układ zbiorowy w przypadku, gdy jest to uzasadnione. Jeśli odwiedzinom podlega osoba prowadząca działalność pozarolniczą, można zażądać od niej także okazania dokumentacji podatkowej czy faktur.

Dokumentacja prowadzona przez firmę zewnętrzną – co zrobić?

O ile duże firmy zazwyczaj same prowadzą wszelką dokumentację, o tyle mniejsze często sprawy związane ze zgłaszaniem do ubezpieczeń i rozliczaniem składek powierzają firmom zewnętrznym, np. biurom rachunkowym. Gdy płatnik nie jest w posiadaniu informacji i dokumentów, powinien – po dowiedzeniu się o planowanej kontroli – zadbać o to, by biuro rachunkowe skompletowało niezbędne dokumenty i udostępniło mu je.